業務効率化で作業時間を35％削減した。
■ 業種
サービス業（複数拠点運営）
■ 従業員数
約120名
■ 導入前の課題
同社では、顧客対応、案件管理、スケジュール調整、報告書作成などの業務を主にExcelやメールで管理していました。
そのため、
・情報が担当者ごとに分散している
・進捗状況が見えにくい
・二重入力や確認作業が多い
・報告業務に時間がかかる
・担当者によって業務品質にばらつきがある
といった課題が発生していました。
また、業務手順やノウハウが個人に依存しており、担当者の異動や退職時には引継ぎに多くの時間を要していました。
■ 導入内容
マインドソフトでは、業務プロセスを分析し、顧客管理・案件管理・進捗管理・報告業務を一元管理できる業務支援SaaSを企画・開発しました。
あわせて、
・業務フローの標準化
・顧客情報の一元管理
・進捗状況の可視化
・報告書自動生成
・タスク管理機能
・ナレッジ共有機能
を実装し、現場業務の効率化を推進しました。
■ 導入効果
導入後、
・事務作業時間を35％削減
・報告書作成時間を60％短縮
・案件管理業務を標準化
・情報共有スピードを大幅改善
・引継ぎ時間を50％削減
することができました。
また、業務状況がリアルタイムで可視化されたことで、管理者による状況把握や意思決定も迅速化し、サービス品質の向上にもつながりました。
■ マインドソフトの支援ポイント
今回のプロジェクトでは、単なるシステム開発ではなく、
「現場に蓄積された業務ノウハウや運用ルールを整理し、組織全体で共有できる仕組みへ変換すること」
を重視しました。
これまで担当者個人の経験に依存していた業務を標準化し、誰でも同じ品質で業務を遂行できる環境を構築したことで、継続的な業務改善と生産性向上を実現しました。
私たちは、業務を効率化するだけでなく、企業に蓄積された知識や経験を組織の資産として活用できる仕組みづくりを支援しています。